Việc tổ chức sắp xếp công việc vệ sinh văn phòng tại doanh nghiệp đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống nhắm tránh được sự hiểu nhầm trong quá trình làm tạp vụ văn phòng và đạt được các kết quả công việc được hai bên chấp nhận được.
Để thực hiện hiệu quả các điều khoản của hợp đồng vệ sinh văn phòng, điều quan trọng là hai bên (dịch vụ vệ sinh văn phòng và doanh nghiệp) phải có niềm tin và chấp nhận được năng lực của nhau. Trong đó, khách hàng mong chờ đạt được các kết quả tốt như kỳ vọng từ dịch vụ vệ sinh văn phòng của các nhà thầu, thông thường là kết quả tốt nhất với chi phí thấp nhất.
Nói một cách dân dã, quan điểm của chúng tôi là luôn muốn mang lại kết quả vệ sinh văn phòng cao nhất cho khách hàng với các chi phí chấp nhận được, trên tinh thần win-win đôi bên cùng có lợi. Với các yêu cầu đòi hỏi chất lượng dịch vụ cao, nhưng mong muốn chi phí dưới giá thành, sẽ luôn kèm theo nhiều hệ lụy phức tạp và phiền toái cho cả khách hàng và dịch vụ cung cấp tạp vụ văn phòng.
Các tiêu chuẩn để có được dịch vụ vệ sinh văn phòng chất lượng
Chúng tôi cho rằng quy trình vệ sinh tại các doanh nghiệp cần phải đáp ứng được các tiêu chí sau:
- An toàn: Chỉ sử dụng các phương tiện, vật tư, trang thiết bị, hóa chất chuyên nghiệp, có chất lượng cao thì mới mang lại an toàn cho con người và tài sản của khách hàng.
- Đầy đủ: Phạm vi công việc vệ sinh văn phòng được quy định và mô tả rỏ ràng, chi tiết trong các điều khoản hoặc phụ lục của hợp đồng vệ sinh văn phòng.
- Kịp thời: Trước khi cung cấp dịch vụ vệ sinh tòa nhà, lịch trình và tần suất làm sạch văn phòng được xác định và tuân thủ nghiêm ngặt thông qua checklist công việc tạp vụ văn phòng.
- Chất lượng: Trước khi thực hiện hợp đồng, các tiêu chuẩn về độ sạch, các tiêu chí về chất lượng và phương pháp đo lường được thống nhất với khách hàng.
Ở giai đoạn trước khi thực hiện hợp đồng, chúng ta xây dựng niềm tin lẫn nhau và lấy tin tưởng làm kim chỉ nam để quá trình hợp tác được thành công. Quá trình xây dựng lòng tin được bắt đầu từ khi hai bên tiếp xúc để tiến hành hợp tác cho tới khi hoàn thành hợp đồng.
Các tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ vệ sinh
Chất lượng của dịch vụ vệ sinh văn phòng rất khó đo lường, bởi vì ngoài sự cảm quan bằng mắt, chúng ta đa số không có các trang thiết bị đo lường sự ô nhiễm trên các bề mặt. Do đó, chúng tôi đưa ra một cách thức tính và phương pháp luận cho phép đánh giá chất lượng của dịch vụ vệ sinh. Trên cơ sở kiểm soát định kỳ, danh sách các hạng mục công việc cần kiểm tra được lập ra cho phép chúng tôi đánh giá khách quan về công việc của mình. Bao gồm các thông số sau đây để xác định các tiêu chí chính khi đánh giá chất lượng dịch vụ:
- Mức độ tiếp cận dịch vụ: Mức độ dễ dàng tiếp cận dịch vụ vệ sinh kịp thời khi khách hàng có nhu cầu tìm hiểu.
- Danh tiếng của công ty: mức độ đáng tin cây, uy tín của dịch vụ cung cấp tạp vụ văn phòng.
- Kiến thức: Chúng ta có thực sự hiểu nhu cầu của khách hàng.
- Độ tin cậy: Mức độ nhất quán trong thực hiện hợp đồng và đáng tin cậy của dịch vụ thuê ngoài vệ sinh văn phòng.
- An toàn: Sử dụng dịch vụ người giúp việc có mang đến nguy hiểm và rủi ro gì cho doanh nghiệp hay không.
- Năng lực của nhân viên: Người giúp việc văn phòng/ nhân viên tạp vụ có đủ trình độ và kiến thức cần thiết để cung cấp một dịch vụ vệ sinh văn phòng có chất lượng cao hay không.
- Mức độ giao tiếp: Dịch vụ có khả năng truyền tải được bản chất của dịch vụ đến khách hàng để khơi gợi được nhu cầu của họ hay không.
- Lịch sự: Nhân viên lịch sự, tế nhị, chu đáo với khách hàng như thế nào.
- Phản ứng của nhân viên: Liệu nhân viên có sẵn sàng và có thể cung cấp dịch vụ mới nhanh chóng theo yêu cầu của khách hàng hay không.
- Các yếu tố cảm quan: Ngoại hình của nhân viên tạp vụ văn phòng, cơ sở hạ tầng và các yếu tố ngoại cảnh khác có liên quan đến chất lượng dịch vụ vệ sinh văn phòng được cung cấp hay không.
Năm yếu tố đầu tiên liên quan đến chất lượng của dịch vụ trước bán hàng, năm yếu tố sau liên quan đến chất lượng dịch vụ sau bán hàng (khi đang trong quá trình thực hiện hợp đồng). Bằng cách tập trung vào các yếu tố quan trọng đối với khách hàng, chúng ta có thể cung cấp đầy đủ các các yếu tố cần thiết để thỏa mãn kỳ vọng của khách hàng với dịch vụ của chúng ta.
Quy trình vệ sinh văn phòng
Một điểm tiếp xúc quan trọng giữa công ty vệ sinh và khách hàng là các tiêu chí kỹ thuật, nó xác định các quy trình vệ sinh văn phòng cần thiết và tần suất thực hiện các hạng mục công việc làm sạch, khu vực nào của doanh nghiệp nên được làm sạch và tần suất làm sạch, đồng thời cũng đặt ra các tiêu chuẩn yêu cầu về độ sạch. Dựa trên tài liệu này, việc lập kế hoạch thực tế của quá trình vệ sinh văn phòng tại doanh nghiệm sẽ được tiến hành và các điều kiện được kiểm soát để đạt được chất lượng cao cho các hang mục vệ sinh văn phòng.
Việc vệ sinh văn phòng phải được thực hiện theo một cách cụ thể với một quy trình rỏ ràng. Các quy trình vệ sinh cần được lập thành tài liệu để hướng dẫn cách sạch các văn phòng tương ứng có mô tả toàn bộ về quy trình cũng như các vật tư tiêu hao, các loại dụng cụ trang thiết bị được sử dụng.
Quy trình công nghệ rất quan trọng về mặt thực tế để bảo bảo đảm chất lượng của các dịch vụ mà chúng ta cung cấp. Chúng được lập kế hoạch, phê duyệt, kiểm soát bởi cả đối tác dịch vụ và khách hàng.
Ở giai đoạn thực hiện các hạng mục vệ sinh, tùy theo thực tế phát sinh, việc đạt được các mục tiêu trong bảng checklist công việc được đánh giá theo từng tiêu chí có sẵn, từ đó xác định được hiệu quả làm việc cũng như chất lượng của các nhân viên tạp vụ văn phòng.